Трудовые книжки: как их правильно хранить кадровику?
Трудовые книжки в период хранения у кадровика организации считаются материальными ценностями (п. 42 Постановления Правительства России «О трудовых книжках»).
Как и прочие бланки строгой отчетности, их надо хранить в прочном металлическом ящике или в специальном шкафу.
Почему важно приобрести сейф?
Купить сейф для хранения трудовых книжек придется, так как работодатель принимает документы лишь на хранение, в период которого их фактическими владельцами остаются работники. При этом организация несет ответственность не только за целостность трудовой, но и за нераспространение конфиденциальной информации, содержащейся в документе. Если вовремя не купить сейф для трудовых книжек, то могут возникнуть следующие проблемы:
- обоснованные иски от работников (при потере трудовых);
- претензии от госорганов (при потере чистых бланков);
- штрафы (до 5 тысяч рублей – для должностных лиц и ИП, до 50 тыс. руб. – для юр. лиц);
- приостановка лицензии на коммерческую деятельность на срок до 3 месяцев.
В нашем интернет-магазине вы можете приобрести огнестойкий сейф для трудовых книжек различной вместимости в разделе "Огнестойкие сейфы".
Кто несет ответственность в фирме за хранение трудовой работника?
Ответственность в случае потери чистых бланков (которые снабжаются серийными номерами) лежит на кадровике либо ином лице, замещающем его, а также на руководителе организации. Ответственные подвергаются дисциплинарному взысканию и возмещают стоимость восстановления документов сотрудников. При этом придется восстанавливать сведения в книжках путем подачи запросов во все организации, в которых трудились работники.
Важный момент! Если кадровик не отдал трудовую бывшему сотруднику организации в день увольнения, то фирма будет обязана выплачивать уволенному человеку зарплату вплоть до момента вручения документа, без которого тот не смог утроиться на новую работу.
В итоге купить сейф для трудовых книжек просто выгодно с финансовой точки зрения. Опыт эксплуатации различными компаниями и госучреждениями говорит о том, что конструкцию металлического ящика лучше выбирать несгораемую. Пожары случаются редко, но полная потеря документов при этом, особенно если выяснится, что противопожарные правила были нарушены самой фирмой, может финансово больно ударить по компании. Широкий ассортимент огнестойких сейфов с разными полезными объемами внутреннего пространства и длительностью защиты от огня (класс огнестойкости зависит от времени сопротивления пламени) можно посмотреть тут.
Сейф несгораемый для трудовых книжек и остальных бланков строгой отчетности позволит Вам спокойно осуществлять коммерческую или иную деятельность, не беспокоясь о сохранности важных документов.